Pozostając w dalszym ciągu w tematyce styczniowej nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym¹, nadszedł czas na omówienie zasadniczej zmiany, jaką dla podmiotów gospodarczych będzie oczekiwana od dłuższego czasu informatyzacja postępowania rejestrowego. 

Nie jest zapewne dla Państwa żadną nowością, że od dnia 15 marca 2018 roku z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, dalej jako: „CI KRS”, można pobrać także pełne informacje o podmiotach wpisanych do rejestru, które mają moc zrównaną z mocą dokumentów urzędowych (art. a ust. 4a – 4 aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym², dalej jako: „uKRS”). Przed tą datą, istniała jedynie możliwość pobrania wydruku informacji aktualnych. 

W dniu 15 marca 2018 roku utworzono także Repozytorium Dokumentów Finansowych, prowadzone w systemie teleinformatycznym dla podmiotów, podlegających obowiązkowi składania dokumentów finansowych (m.in. sprawozdania finansowego) do Krajowego Rejestru Sądowego, dalej jako: „KRS”. Dane zawarte w Repozytorium są jawne (każdy ma prawo się z nimi zapoznać), a dokumenty są udostępniane bezpłatnie przez CI KRS w postaci elektronicznej. Dokumenty, po ich zamieszczeniu w Repozytorium są, począwszy od dnia 1 października bieżącego roku, przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. 

Składanie dokumentów finansowych, zgodnie z art. 19 e ust. 1 uKRS, począwszy od dnia 15 marca 2018 roku następuje również za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, przy zastrzeżeniu, że zgłoszenie opatruje elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym co najmniej jeden: (i) członek organu reprezentacji (co do zasady, w spółkach kapitałowych), (ii) wspólnik uprawniony do reprezentacji (w spółkach osobowych), (iii) syndyk lub (iv) likwidator – którego numer PESEL jest ujawniony w KRS. Należy też pamiętać, że do dokonania zgłoszenia dokumentów finansowych nie można ustanowić pełnomocnika procesowego (jest to bowiem czynność o charakterze technicznym, a nie procesowym). 

Natomiast, począwszy od dnia 1 marca 2020 roku utworzone zostanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, które będzie prowadzone przez Krajową Radę Notarialną. Jeżeli akt notarialny będzie zawierał w swojej treści jakiekolwiek dane, które będą stanowiły podstawę wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS lub będą podlegały złożeniu do akt rejestrowych podmiotu gospodarczego: elektroniczny wypis, lub na żądanie strony – także elektroniczny wyciąg z tego aktu notarialnego notariusz umieści w Repozytorium. Otrzymane z systemu zawiadomienie, zawierające m.in. numer dokumentu w Repozytorium, a także dzień, miesiąc, rok, godzinę oraz minutę umieszczenia dokumentu w Repozytorium – notariusz przekaże stronie aktu, pouczając ją o obowiązku podania numeru wypisu lub wyciągu w Repozytorium we wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS. 

Jednakże, co z punktu widzenia praktyki obrotu wydaje się najistotniejsze – począwszy od dnia 1 marca 2020 roku, zgodnie z nowym art. 19 uKRS – wszelkie wnioski, dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS, będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, innymi słowy – w postaci elektronicznej (za pomocą podpisu kwalifikowanego lub zaufanego). Warto zapamiętać, że wniosek nieopłacony nie będzie wywoływał jakichkolwiek skutków. W konsekwencji, złożenie wniosku np. w formie „papierowej” lub nieopłacenie wniosku będzie powodowało jego  zwrot bez wzywania do uzupełnienia braków. 

W zakresie obowiązku składania wniosków w postaci elektronicznej, ustawodawca przewidział jedno odstępstwo – wnioski o wpis w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dalej jako: „rejestr stowarzyszeń”, będą jedynie fakultatywnie składane w postaci elektronicznej. 

Kolejną istotną zmianą, jest wprowadzenie przez ustawodawcę zasady, w myśl której: akta rejestrowe podmiotów gospodarczych, wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, będą prowadzone i dostępne wyłącznie w postaci elektronicznej (art. 9 ust. 1 zd. 2 uKRS). Przedmiotowa zmiana będzie dotyczyć zarówno podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem 1-go marca 2020 roku, jak i podmiotów, które zostaną wpisane do rejestru po tej dacie. 

Konsekwentnie, ustawodawca nie objął tą zmianą podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń KRS, których akta rejestrowe będą nadal prowadzone w postaci papierowej. Jeżeli jednak, podmioty te będą prowadzić działalność gospodarczą, a co za tym idzie będą podlegały wpisowi również do rejestru przedsiębiorców KRS – akta rejestrowe tego podmiotu, do dnia ewentualnego wykreślenia go z rejestru przedsiębiorców, będą prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej. 

Co istotne, począwszy od marca 2020 roku będzie obowiązywała tzw. zasada nieprzetwarzania akt rejestrowych prowadzonych w postaci papierowej na postać elektroniczną – i odwrotnie (art. 9 ust. 1 zd. 3 – 4 uKRS). Oznacza to, że sąd rejestrowy nie będzie (ani z urzędu, ani na wniosek) zamieszczał dotychczasowych akt rejestrowych w systemie teleinformatycznym. Z chwilą, w której zmieni się ustawowy sposób prowadzenia akt rejestrowych, a więc w dniu złożenia pierwszego, po wejściu w życie omawianej nowelizacji, wniosku o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS (np. dotyczącego zmiany osobowej we władzach spółki) – akta rejestrowe będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym. 

Akta rejestrowe, prowadzone dotychczas w postaci papierowej staną się wówczas częścią prowadzonego pomocniczo zbioru dokumentów, bowiem zasadnicze akta rejestrowe będą prowadzone w postaci elektronicznej – dla tych dokumentów, które zostaną skierowane do sądu rejestrowego po dniu 1 marca 2020 roku. Papierowy zbiór dokumentów będzie udostępniany do wglądu na tożsamych zasadach, co dotychczasowe papierowe akta rejestrowe podmiotów gospodarczych, czyli w sposób całkowicie jawny, co gwarantuje art. 10 ust. 1 – 1a  uKRS w związku z art. 9 ust. 6 uKRS. 

Naturalną konsekwencją powyższego jest fakt, że w postępowaniach, które będą toczyć się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wymiana korespondencji pomiędzy sądem rejestrowym a podmiotem gospodarczym będzie następowała w tym systemie. Sąd, referendarz sądowy lub przewodniczący będzie tworzył dokument, np. wezwanie, zarządzenie lub postanowienie wyłącznie w systemie teleinformatycznym oraz opatrywał dokument elektronicznym podpisem kwalifikowanym (art. 694^2a kodeksu postępowania cywilnego³). Oznacza to, że zarówno czynności techniczne, jak i orzecznicze Wysokiego Sądu – będą dokonywały się w środowisku informatycznym. 

Dodatkowym ułatwieniem dla wnioskodawców będzie możliwość zamówienia usługi „newslettera”, pozwalającej na przesyłanie stronie postępowania, na wskazany przez nią adres e-mail, powiadomień o umieszczeniu dokumentów na jej koncie sądowym. 

Zatem, w nowym systemie teleinformatycznym będzie można uzyskać informacje o etapie, na którym znajduje się postępowanie rejestrowe oraz przeglądać akta rejestrowe podmiotu wraz ze wszystkimi dołączonymi do nich dokumentami – bez konieczności składania wizyty w sądzie rejestrowym. 

Informatyzacja postępowania ma więc w swoim założeniu przenieść postępowanie rejestrowe w XXI wiek – co jednak najważniejsze, ma znacząco ułatwić proces dokonywania zmian w rejestrze. 

Nie bez znaczenia jest bowiem fakt, że zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Sprawiedliwości, system teleinformatyczny będzie zbudowany w sposób, który znacząco ułatwi wypełnianie wniosków – przykładowo poprzez możliwość dokonania wyboru jednej opcji z listy, czy też poprzez brak możliwości pozostawienia pustych pól, w sytuacji, gdy ich wypełnienie jest obligatoryjne. 

Omawiane zmiany są nie tylko od dawna wyczekiwane, ale także bardzo potrzebne. Według szacunków projektodawcy, obecnie blisko jedna czwarta wniosków, składanych do sądu rejestrowego jest zwracana w celu ich poprawienia lub uzupełnienia (!). Czas zatem na zmiany, które ułatwią życie zarówno przedsiębiorcom, jak i prawnikom. 

Patrycja Kasprzyczak 

Aplikant Radcowski 

  

¹ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 398 z późn. zm.); 
²ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm.); 
³ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 z późn. zm.).