KREATYWNI

NIEZAWODNI

GODNI ZAUFANIA

604 555 333

Informatyzacja postępowania, czyli przełomowe zmiany w KRS

Pozostając w dalszym ciągu w tematyce styczniowej nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym1, nadszedł czas na om√≥wienie zasadniczej zmiany, jaką dla podmiot√≥w gospodarczych będzie oczekiwana od dłuższego czasu informatyzacja postępowania rejestrowego.

Nie jest zapewne dla Państwa żadną nowością, że od dnia 15 marca 2018 roku z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, dalej jako: ‚ÄěCI KRS‚ÄĚ, można pobrać także pełne informacje o podmiotach wpisanych do rejestru, kt√≥re mają moc zr√≥wnaną z mocą dokument√≥w urzędowych (art. a ust. 4a ‚Äď 4 aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym2, dalej jako: ‚ÄěuKRS‚ÄĚ). Przed tą datą, istniała jedynie możliwość pobrania wydruku informacji aktualnych.

W dniu 15 marca 2018 roku utworzono także Repozytorium Dokument√≥w Finansowych, prowadzone w systemie teleinformatycznym dla podmiot√≥w, podlegających obowiązkowi składania dokument√≥w finansowych (m.in. sprawozdania finansowego) do Krajowego Rejestru Sądowego, dalej jako: ‚ÄěKRS‚ÄĚ. Dane zawarte w Repozytorium są jawne (każdy ma prawo się z nimi zapoznać), a dokumenty są udostępniane bezpłatnie przez CI KRS w postaci elektronicznej. Dokumenty, po ich zamieszczeniu w Repozytorium są, począwszy od dnia 1 października bieżącego roku, przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Składanie dokument√≥w finansowych, zgodnie z art. 19 e ust. 1 uKRS, począwszy od dnia 15 marca 2018 roku następuje r√≥wnież za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, przy zastrzeżeniu, że zgłoszenie opatruje elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym co najmniej jeden: (i) członek organu reprezentacji (co do zasady, w sp√≥łkach kapitałowych), (ii) wsp√≥lnik uprawniony do reprezentacji (w sp√≥łkach osobowych), (iii) syndyk lub (iv) likwidator ‚Äď kt√≥rego numer PESEL jest ujawniony w KRS. Należy też pamiętać, że do dokonania zgłoszenia dokument√≥w finansowych nie można ustanowić pełnomocnika procesowego (jest to bowiem czynność o charakterze technicznym, a nie procesowym).

Natomiast, począwszy od dnia 1 marca 2020 roku utworzone zostanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypis√≥w Akt√≥w Notarialnych, kt√≥re będzie prowadzone przez Krajową Radę Notarialną. Jeżeli akt notarialny będzie zawierał w swojej treści jakiekolwiek dane, kt√≥re będą stanowiły podstawę wpisu w rejestrze przedsiębiorc√≥w KRS lub będą podlegały złożeniu do akt rejestrowych podmiotu gospodarczego: elektroniczny wypis, lub na żądanie strony ‚Äď także elektroniczny wyciąg z tego aktu notarialnego notariusz umieści w Repozytorium. Otrzymane z systemu zawiadomienie, zawierające m.in. numer dokumentu w Repozytorium, a także dzień, miesiąc, rok, godzinę oraz minutę umieszczenia dokumentu w Repozytorium ‚Äď notariusz przekaże stronie aktu, pouczając ją o obowiązku podania numeru wypisu lub wyciągu w Repozytorium we wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorc√≥w KRS.

Jednakże, co z punktu widzenia praktyki obrotu wydaje się najistotniejsze ‚Äď począwszy od dnia 1 marca 2020 roku, zgodnie z nowym art. 19 uKRS ‚Äď wszelkie wnioski, dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorc√≥w KRS, będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, innymi słowy - w postaci elektronicznej (za pomocą podpisu kwalifikowanego lub zaufanego). Warto zapamiętać, że wniosek nieopłacony nie będzie wywoływał jakichkolwiek skutk√≥w. W konsekwencji, złożenie wniosku np. w formie ‚Äěpapierowej‚ÄĚ lub nieopłacenie wniosku będzie powodowało jego¬† zwrot bez wzywania do uzupełnienia brak√≥w.

W zakresie obowiązku składania wniosk√≥w w postaci elektronicznej, ustawodawca przewidział jedno odstępstwo ‚Äď wnioski o wpis w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakład√≥w opieki zdrowotnej, dalej jako: ‚Äěrejestr stowarzyszeń‚ÄĚ, będą jedynie fakultatywnie składane w postaci elektronicznej.

Kolejną istotną zmianą, jest wprowadzenie przez ustawodawcę zasady, w myśl kt√≥rej: akta rejestrowe podmiot√≥w gospodarczych, wpisanych do rejestru przedsiębiorc√≥w KRS, będą prowadzone i dostępne wyłącznie w postaci elektronicznej (art. 9 ust. 1 zd. 2 uKRS). Przedmiotowa zmiana będzie dotyczyć zar√≥wno podmiot√≥w wpisanych do rejestru przedsiębiorc√≥w KRS przed dniem 1-go marca 2020 roku, jak i podmiot√≥w, kt√≥re zostaną wpisane do rejestru po tej dacie.

Konsekwentnie, ustawodawca nie objął tą zmianą podmiot√≥w wpisanych do rejestru stowarzyszeń KRS, kt√≥rych akta rejestrowe będą nadal prowadzone w postaci papierowej. Jeżeli jednak, podmioty te będą prowadzić działalność gospodarczą, a co za tym idzie będą podlegały wpisowi r√≥wnież do rejestru przedsiębiorc√≥w KRS ‚Äď akta rejestrowe tego podmiotu, do dnia ewentualnego wykreślenia go z rejestru przedsiębiorc√≥w, będą prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej.

Co istotne, począwszy od marca 2020 roku będzie obowiązywała tzw. zasada nieprzetwarzania akt rejestrowych prowadzonych w postaci papierowej na postać elektroniczną ‚Äď i odwrotnie (art. 9 ust. 1 zd. 3 ‚Äď 4 uKRS). Oznacza to, że sąd rejestrowy nie będzie (ani z urzędu, ani na wniosek) zamieszczał dotychczasowych akt rejestrowych w systemie teleinformatycznym. Z chwilą, w kt√≥rej zmieni się ustawowy spos√≥b prowadzenia akt rejestrowych, a więc w dniu złożenia pierwszego, po wejściu w życie omawianej nowelizacji, wniosku o wpis w rejestrze przedsiębiorc√≥w KRS (np. dotyczącego zmiany osobowej we władzach sp√≥łki) ‚Äď akta rejestrowe będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym.

Akta rejestrowe, prowadzone dotychczas w postaci papierowej staną się w√≥wczas częścią prowadzonego pomocniczo zbioru dokument√≥w, bowiem zasadnicze akta rejestrowe będą prowadzone w postaci elektronicznej ‚Äď dla tych dokument√≥w, kt√≥re zostaną skierowane do sądu rejestrowego po dniu 1 marca 2020 roku. Papierowy zbi√≥r dokument√≥w będzie udostępniany do wglądu na tożsamych zasadach, co dotychczasowe papierowe akta rejestrowe podmiot√≥w gospodarczych, czyli w spos√≥b całkowicie jawny, co gwarantuje art. 10 ust. 1 ‚Äď 1a¬† uKRS w związku z art. 9 ust. 6 uKRS.

Naturalną konsekwencją powyższego jest fakt, że w postępowaniach, kt√≥re będą toczyć się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wymiana korespondencji pomiędzy sądem rejestrowym a podmiotem gospodarczym będzie następowała w tym systemie. Sąd, referendarz sądowy lub przewodniczący będzie tworzył dokument, np. wezwanie, zarządzenie lub postanowienie wyłącznie w systemie teleinformatycznym oraz opatrywał dokument elektronicznym podpisem kwalifikowanym (art. 6942a kodeksu postępowania cywilnego3). Oznacza to, że zar√≥wno czynności techniczne, jak i orzecznicze Wysokiego Sądu ‚Äď będą dokonywały się w środowisku informatycznym.

Dodatkowym ułatwieniem dla wnioskodawc√≥w będzie możliwość zam√≥wienia usługi ‚Äěnewslettera‚ÄĚ, pozwalającej na przesyłanie stronie postępowania, na wskazany przez nią adres e-mail, powiadomień o umieszczeniu dokument√≥w na jej koncie sądowym.

Zatem, w nowym systemie teleinformatycznym będzie można uzyskać informacje o etapie, na kt√≥rym znajduje się postępowanie rejestrowe oraz przeglądać akta rejestrowe podmiotu wraz ze wszystkimi dołączonymi do nich dokumentami ‚Äď bez konieczności składania wizyty w sądzie rejestrowym.

Informatyzacja postępowania ma więc w swoim założeniu przenieść postępowanie rejestrowe w XXI wiek ‚Äď co jednak najważniejsze, ma znacząco ułatwić proces dokonywania zmian w rejestrze.

Nie bez znaczenia jest bowiem fakt, że zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Sprawiedliwości, system teleinformatyczny będzie zbudowany w spos√≥b, kt√≥ry znacząco ułatwi wypełnianie wniosk√≥w ‚Äď przykładowo poprzez możliwość dokonania wyboru jednej opcji z listy, czy też poprzez brak możliwości pozostawienia pustych p√≥l, w sytuacji, gdy ich wypełnienie jest obligatoryjne.

Omawiane zmiany są nie tylko od dawna wyczekiwane, ale także bardzo potrzebne. Według szacunk√≥w projektodawcy, obecnie blisko jedna czwarta wniosk√≥w, składanych do sądu rejestrowego jest zwracana w celu ich poprawienia lub uzupełnienia (!). Czas zatem na zmiany, kt√≥re ułatwią życie zar√≥wno przedsiębiorcom, jak i prawnikom.

Patrycja Kasprzyczak
Aplikant Radcowski

 

1 ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niekt√≥rych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 398 z p√≥źn. zm.);
2 ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z p√≥źn. zm.);
3 ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 z p√≥źn. zm.).